O assistente administrativo é uma peça fundamental para o bom funcionamento de qualquer organização, um profissional que presta suporte em uma variedade de funções administrativas. De maneira geral, o assistente administrativo é um profissional versátil que atua em diversas áreas da administração, oferecendo suporte essencial para o bom funcionamento da empresa.
Para se tornar assistente administrativo, não é necessário ter uma formação específica. É imprescindível ter a formação do ensino médio; cursos técnicos em administração, gestão empresarial, e áreas em comum, complementam seu currículo como diferencial. Nesse artigo, vamos explicar com mais detalhes sobre esse cargo. Continue lendo para tirar suas dúvidas!
SUPORTE ADMINISTRATIVO
O suporte administrativo abrange diversas demandas diferentes, desde a entrada de dados até a preparação de apresentações para a empresa. Um assistente administrativo pode ser responsável por manter registros financeiros, processar faturas e realizar outras tarefas relacionadas a parte financeira da empresa. Eles também podem ser encarregados de preparar e editar apresentações e outros materiais de comunicação.
O assistente também precisa lidar com grandes volumes de documentação, constantemente. À ele pode ser atribuída a tarefa de criar documentos importantes, como contratos e propostas, assim como cuidar dos registros. Tal tarefa pode envolver a digitalização de documentos físicos para armazenamento digital, organização de arquivos em um sistema de gerenciamento de documentos e a garantia de que todos os documentos estejam atualizados e sejam facilmente acessíveis.
Esse profissional também pode ser responsável por gerenciar a agenda de outros membros da equipe da empresa, o que envolve a organização e coordenação de viagens de trabalho, eventos e garantir que todos saibam sobre seus compromissos. Eles também podem ser responsáveis por garantir que todos os recursos necessários para reuniões e eventos estejam disponíveis e prontos para uso.
ATENDIMENTO AO CLIENTE
Em muitos casos, o assistente administrativo é o primeiro ponto de contato mediador entre clientes e empresas. Eles podem ser responsáveis por responder à perguntas, resolver problemas e fornecer informações sobre produtos ou serviços. Tal tarefa envolve o uso de habilidades de resolução de problemas e a capacidade de comunicar informações complexas de maneira clara e compreensível. A comunicação bem desenvolvida é essencial para desempenhar a função de um assistente administrativo. Essa tarefa inclui responder e-mails, telefonemas, redigir e enviar e-mails, e receber visitantes.
Outra atribuição constitui preparar e distribuir correspondências internas e externas, bem como de coordenar a logística para reuniões e conferências.
Em algumas organizações, o assistente administrativo pode ser responsável também por planejar e coordenar eventos. Isso pode envolver a seleção de locais e a coordenação logística.
HABILIDADES NECESSÁRIAS
Agora que você já conhece mais sobre as atribuições de um assistente administrativo, saiba quais são as habilidades essenciais para desempenhar a função:
- Organização: o profissional administrativo precisa ser uma pessoa organizada e metódica, capaz de manter a ordem em seus arquivos e documentos, além de cumprir prazos e metas;
- Comunicação: o assistente administrativo precisa ter boas habilidades de comunicação, tanto escrita quanto verbal, para se comunicar com colegas, clientes, fornecedores etc.;
- Proatividade: o profissional precisa ser proativo, tomando iniciativa para resolver problemas e antecipar as necessidades da empresa;
- Trabalho em equipe: é imprescindível ter boas habilidades de trabalho em equipe, pois ele trabalha em conjunto com outros profissionais para alcançar os objetivos da empresa;
- Informática: o assistente administrativo precisa saber mexer em ferramentas de informática, como Microsoft Office, softwares de gestão e sistemas online.
O assistente administrativo desempenha funções necessárias para o funcionamento pleno de uma companhia inteira, sendo um profissional de grande importância. Ao saber mais sobre diferentes funções, você se mantém atualizado e informado sobre o mercado de trabalho.
